Ein etabliertes Beautyunternehmen will zahlreiche Seminare und Infotainment für Ihre Partner anbieten.
Bislang haben die angestellten Trainer und deren Seminar-Kunden individuell und händisch einen Termin vereinbaren müssen. Dies hat teilweise viel Zeit in Anspruch genommen und es kam oft zu „mehreren Abstimmungsrunden“ bis ein passender Termin gefunden wurde.
Nachdem ein Termin vereinbart wurde, musste der Trainer den Termin händisch verwalten und man hatte nicht immer einen Überblick über die gebuchten (und bezahlten) Termine.
Die Aufgabe von MoSeven war es einen Prozess zu entwickeln, der eine schnelle und unkomplizierte Terminvereinbarung zwischen Trainer und Kunde ermöglicht. Am liebsten per WhatsApp.
Das haben wir gemacht:
- Wir haben eine Webseite aufgesetzt auf der die verschiedenen Seminare angeboten werden.
- Darüber kann der Kunde die verschiedenen Seminare und Kurse (egal ob Online oder Vor Ort) erwerben. Bei den Onlineseminaren kann der Kunde die Informationen direkt ansehen und es wird über die internen Systeme im Hintergrund abgerechnet.
- Falls der Kunde einen Vor Ort Termin bucht wird die Terminvereinbarung von einem Chatbot übernommen. Dieser charmante Chatbot hat Zugriff auf einen internen Kalender der Trainer, kennt die Wunschtermine für Vor-Ort-Seminare und schlägt dem Kunden nach einigen Fragen verschiedene Termine vor, von denen sich der Kunde einen aussuchen kann.
- Nach der Vereinbarung des Termins, leitet der Chatbot den gebuchten Termin intern weiter, stellt den Kontakt zwischen Trainer + Kunde dar und löst gleichzeitig die gewünschte Abrechnung aus.
Die Logik hinter dem Chatbot ist natürlich nicht nur in den Prozess integriert worden, sondern auch mit allen wichtigen IT-Systemen verknüpft.
Das Chatbot-System (in diesem Falle Trengo.com) wird von der Auftragsabteilung überwacht und geschultes Personal kann im Einzelfalle sofort reagieren.
Erzielte Mehrwerte
- Durch die Klärung des Termins innerhalb eines Gesprächs (in WhatsApp) muss der Kunde nicht auf irgendwelchen anderen Plattformen (calendly, Mail+Kalender, Drittsysteme) erst einen Login durchführen, sondern kann barrierefrei seinen Termin buchen.
- Der Trainer hat mehr Zeit für seine eigentlichen Aufgaben und ihm wird Arbeit abgenommen.
- Der Trainer hat direkt in seinem Kalender schon einen Eintrag mit allen nötigen Informationen und merkt nicht erst am Seminartag, dass noch wichtige Informationen (Adresse) fehlen zur Durchführung.
- Das Unternehmen hat einen einfacheren Abrechnungsprozess und kann automatisiert seine Rechnungen zustellen. Gleichzeitig hat die Auftragsabteilung eine gute Übersicht der Termine sofern es zu Rückfragen Ihrer Kunden oder Ihrer Entscheider kommt.