Wie gestaltet man produktivere Meetings?

von | Jul 14, 2023 | Allgemein, Tipps + Tricks für eCommerce | 0 Kommentare

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftswelt und können dazu beitragen, Entscheidungen zu treffen und Projekte voranzutreiben. Doch Meetings sind meist leider auch enorme Zeitfresser, die die Gesamtproduktivität einer Abteilung und / oder eines Unternehmens mindern können. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen hilfreiche Tipps mitgeben, wie Sie Ihre Meetings produktiver gestalten und die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen stärken können.

Unser erster Tipp an Sie ist so wichtig wie er banal scheint: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über den Zweck und das Ziel des Meetings informiert sind. Ein Meeting ohne klare Zielsetzung oder Zielvorstellung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit wenig strukturiert und unproduktiv. Eine vorherige Mitteilung an alle Teilnehmer mit klaren Informationen hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind und wissen, worauf sie sich einstellen müssen.

Im Zuge dieser Vorbereitung ist es natürlich auch wichtig, eine konkrete Agenda aufzustellen. Eine gut strukturierte Agenda, mit spezifischen Themen und Zeitrahmen trägt dazu bei, dass ein Meeting pünktlich beginnt, endet und alle wichtigen Themen behandelt wurden. Eine solche Agenda hilft Ihren Mitarbeitenden außerdem, ihre Vorbereitungen für das Meeting besser zu gestalten und Planungen vorzunehmen.

Ein weiterer Punkt, der öfter als gedacht vergessen oder manchmal nicht ganz durchdacht wird, ist die Anzahl und Art der Teilnehmer eines Meetings. Um ein produktives Meeting abzuhalten, sollten nicht zu viele Teilnehmer dabei sein, da sonst oftmals eine Entscheidungsfindung verzögert wird und man in einer Diskussion unnötige Runden dreht. Wichtig in dem Zuge ist auch, sich  klar zu sein, wen man zu einem Meeting einlädt. Hierbei helfen z.B. folgende Fragen, die man sich stellen sollte, bevor man die halbe Belegschaft zu einem Meeting einlädt, in dem die Hälfte der Kollegen dann still und frustriert ihre Arbeitszeit verschwendet:

  • Hat dieser Mitarbeiter Berührungspunkte mit dem zu besprechenden Thema?
  • Kann er/sie konstruktiv etwas zur Diskussion beitragen?
  • Betrifft das Meeting diesen Mitarbeiter?

Hat man die richtigen Teilnehmer ausgewählt und eingeladen, sollte man gewisse Rollen verteilen. Ein gut strukturiertes Meeting kommt beispielsweise ohne einen Moderator nicht aus. Ein Moderator stellt sicher, dass das Meeting auf Kurs bleibt und alle wichtigen Themen besprochen werden. Außerdem sorgt er dafür, dass alle Teilnehmer die Chance haben, ihre Meinung zu äußern, dass die Diskussionen produktiv und zielführend sind und dass die Agenda eingehalten wird. Ebenso liegt es in der Verantwortung des Moderators, sicherzustellen, dass alle wichtigen Entscheidungen dokumentiert und das gesamte Meeting protokolliert wird.

Das Protokoll muss nicht zwingend vom Moderator selbst geführt werden. Diese Aufgabe kann auch jemand anderes übernehmen. Allerdings muss der Moderator sicherstellen, dass diese Aufgabe ordnungsgemäß ausgeführt wird.

Ein gutes Protokoll beinhaltet:

  • Die Namen der Teilnehmer
  • Tagesordnungspunkte
  • Die wichtigsten Punkte des Besprochenen
  • Getroffene Entscheidungen
  • Daraus resultierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie Timings

Der letzte Punkt, den wir in diesem Blogbeitrag nennen wollen, ist gleichzeitig auch einer der wichtigsten. Wenn Sie bisher gewisse Aspekte, wie die Rollenverteilung oder die Planung einer Agenda in Ihrem Unternehmen noch nicht regelmäßig umgesetzt haben, diese aber gerne etablieren wollen, müssen Sie diesen letzten Punkt unbedingt beachten.

Die Einführung neuer Praktiken kann schwer sein, da Menschen nun mal Gewohnheitstiere sind. Wir lieben gewohnte Abläufe und uns nur sehr ungern von diesen, auch wenn dies bedeutet, weiterhin nicht zielführende Meetings abzuhalten, in denen man sich womöglich sogar langweilt. Daher müssen Sie und die gesamte Chefetage mit strahlendem Beispiel vorausgehen.

Halten sich Führungspersonen in einem Unternehmen stringent an neue Abläufe und verfallen nicht selbst in den Gewohnheitstrott, dann kann man neue Abläufe schneller etablieren als man denkt. Daher ist es unfassbar wichtig, dass Sie die erste Person sind, die Ihre Mitarbeiter motiviert umzudenken.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Blogbeitrag weiterhilft und Sie noch produktivere Meetings abhalten.

 

Quellen:

Meetings effizient gestalten: 7+1 goldene Regeln für effiziente Besprechungen | Top10 Blog & Verlag Best of HR – Berufebilder.de​®

Produktive Meetings: Die 5 wichtigsten Regeln für erfolgreiche Besprechungen (sennheiser.com)

Methoden für produktivere Meetings| Regus

8 Schritte zur produktiven Meetingkultur für dein gesamtes Team (janettdudda.de)

KATEGORIEN

Verheerender Fachkräftemangel in Deutschland

Als Fachkräftemangel wird eine Situation bezeichnet, in der eine nennenswerte Anzahl offener Stellen nicht besetzt werden kann, weil auf dem Arbeitsmarkt keine entsprechend qualifizierten Fachkräfte zur Verfügung stehen. Anzeichen für einen Fachkräftemangel in einer...

KI ist in aller Munde – aber was bedeuten starke und schwache KI?

Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsszenario mehr, sondern begleitet uns bereits in unserem täglichen Leben.   Starke KI – Potenzial und Ziel Die so genannte Starke künstliche Intelligenz strebt danach, ein umfassendes Verständnis für komplexe Probleme...

Vorteile eines papierlosen Büros

Da im Durchschnitt jeder deutscher jährlich 244 Kilo Papier verbraucht, streben vielen Unternehmen nach effizienteren und umweltfreundlichen Arbeitsprozessen. Das Konzept des papierlosen Büros ist ein großer Schritt in diese Richtung. Es verspricht nicht nur eine...

Die Zukunft der Digital Experience: KI – größte technologische Revolution, die wir je erleben werden

Contentsquare geht in ihrem CX Circle Magazine 2023 der Frage nach, wie sich Unternehmen an die neue Art Kunden anpassen (müssen). Neue Art Kunden? Die letzten Jahre haben branchenübergreifend eine massive Verschiebung bei der Einstellung, dem Verhalten und den...

KI im Mittelstand

Intelligente Lösungen für den Mittelstand: Wie KI Vertrieb, Mitarbeitergewinnung und Produktion optimiert Im letzten Monat war MoSeven beim Event “Mit KI Zurück in die Zukunft – Künstliche Intelligenz und das Metaversum vereinen Unternehmen“ des Mittelstand-Digital...

Zur Lage im E-Commerce in Q3, 2023

Es geistern beunruhigende Zahlen durch Presse und Fachmagazine. Von 14% Umsatzverlust im E-Commerce ist die Rede. Isoliert betrachtet ist das wahrscheinlich für jeden erst einmal ein kleiner Schock, doch wir möchten euch eine Einschätzung geben. Damit möchten wir euch...

Hochsaison im E-Commerce

Die Hochsaison 2023 steht vor der Tür: Für viele Onlinehändler beginnt die umsatzstärkste Zeit des Jahres. Das erfordert eine sorgfältige Planung. Das vierte Quartal und vor allem die Adventszeit läuten die Hochsaison im Onlinehandel ein. Hier sind die Verbraucher...

Black Friday

Black Friday ist uns allen bekannt als DIE Verkaufsveranstaltung im Einzelhandel und noch viel mehr im Online-Handel. Viele Händler werben mit großen Rabatten und Konsumenten gehen auf Schnäppchenjagd. Wann ist Black Friday? Black Friday ist in den Vereinigten Staaten...

Sollte man KI für Content-Erstellung nutzen?

Die Digitalisierung hat unsere Welt in den letzten Jahren gerade durch künstliche Intelligenz maßgeblich verändert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich den Anforderungen einer zunehmend vernetzen und digitalen Gesellschaft anzupassen. In diesem...

SHK-Profis in Sekunden mit den wirklich relevanten und gewünschten Branchen-News erreichen

Was geht ab bei unseren Partnern: Plan & Appollo SHK-TV ist der Fernseh- und Informationskanal für die Sanitär-, Heizungs- und Klima-Branche und die weiterführende Gebäudetechnik. Das ständig aktualisierte Sendeprogramm setzt sich aus exklusiven Nachrichten,...